Manuales Administrativos

¿Manual Administrativo?

Los MA contribuyen a mejorar la gestión. Suministran un medio para recibir instrucciones, informaciones, y métodos para realizar tareas, así como instruirse en los detalles de las políticas generales y administrativas de la institución.
CONCEPTOS

• Es un instrumento técnico-administrativo cuya elaboración es una actividad que garantiza la congruencia y coordinación de acciones de gestión evitando duplicidad y/o desagregación de funciones y se facilita la prestación de los servicios con niveles de calidad y efectividad requeridos.
  
• El MA permite registrar y transmitir en forma ordenada y sistemática la información de una organización y servir como medio de comunicación y coordinación entre los funcionarios de la misma.
  
• Son instrumentos que apoyan el funcionamiento de la institución. Bases jurídicas, atribuciones, estructuras, objetivos, políticas, determinación de campos de competencia, deslindamiento de responsabilidades, funciones, actividades, operaciones o puestos en general.
  
  
• Los MA son una de las herramientas con que cuentan las organizaciones para facilitar el desarrollo de sus funciones administrativas y operativas.
  

El principal propósito de los MA deberá ser el de instruir al personal acerca de aspectos como: funciones, relaciones, procedimientos, políticas, objetivos y normas para lograr una mayor eficiencia en el trabajo. ¿Qué contienen los MA?

• Las acciones y funciones que debe desarrollar, o la manera en que debe de realizarlas cada empleado.
  
• Refleja la estructura orgánica aprobada por los administradores.
  
• El conocimiento del funcionamiento de la institución, lo cual facilita la capacitación de los nuevos empleados.
  
• Elementos básicos para medir el desempeño de cada miembro de la institución.
  

Objetivos de los Manuales Administrativos

• Informar acerca de objetivos, visión, misión, estrategias, funciones, relaciones, políticas, procedimientos, responsabilidades, etc.
  
• Precisa funciones y relaciones de unidades administrativas para deslindar responsabilidades, evitar duplicidades.
  
• Servir como medio de integración y orientación a los colaboradores de nuevo ingreso, facilitando su incorporación.
  
• Servir para el análisis o revisión de procesos y/o procedimientos.
  
• Constituye una base para el análisis del trabajo y el mejoramiento de los sistemas, procesos, procedimientos y métodos de trabajo.
  

Clasificación de los MA Los MA pueden ser elaborados para toda la organización, un área, una dirección, un departamento, o una unidad, según los diferentes requerimientos de estas unidades organizacionales. Por su contenido El contenido de los manuales depende del asunto que se trata y del uso que se piensa darle. Se refiere al contenido del manual para cubrir una variedad de materias: Organización, Políticas, Procedimientos, Puestos, Normas, Técnico, Contenido Múltiple. Por su función específica Los manuales que se encuentra dentro de esta clasificación se refieren a una función operacional específica a tratar: Compras, Finanzas, Reclutamiento y Selección de Personal, de una Unidad Administrativa, Procedimientos de una Unidad Administrativa.

Entre los elementos más eficaces para la toma de decisiones en la administración, destacan el relativo a los manuales administrativos, ya que facilitan el aprendizaje de la organización, por una parte, y por la otra, proporcionan la orientación precisa que requiere la acción humana en las unidades administrativas, fundamentalmente a nivel operativo o de ejecución, pues son una fuente de información en las cuales se trata de mejorar y orientar los esfuerzos de un empleado, para lograr la realización de las tareas que se le han encomendado. Depende de la información de las necesidades de cada institución o empresa privada, para saber con qué tipo de manuales se debe contar. Se hace la aclaración de que pueden abarcar dichos manuales a toda la empresa: una dirección, un departamento, una oficina, sección, una mesa, un puesto, etcétera. Existen diversas clasificaciones de los manuales, a los que se designa los nombres diversos, pero que pueden resumirse de la siguiente manera: Los diferentes organismos (públicos o privados) tienen necesidad de manuales diferentes. El tipo de manual se determina dando respuesta al propósito que se han de lograr. En ciertos casos, solo sirve a un objetivo: y en otros, se logran varios objetivos.
Las tareas cotidianas en los procesos administrativos y tecnológicos vienen a transformarse en rutinas que al paso del tiempo se van modificando en el desempeño mismo de las tareas, el creciente grado de especialización, como consecuencia de la división del trabajo, hace necesario el uso de una herramienta que establezca los lineamientos en el desarrollo de cada actividad dentro de una estructura ORGANIZACIONAL. Así pues los manuales administrativos representan una alternativa para este problema, así mismo son de gran utilidad en la reducción de errores, en la observancia de las políticas del organismo, facilitar la capacitación de nuevos empleados, proporcionar una mejor y mas rápida inducción a empleados en nuevos puesto, etc. La efectividad de los manuales administrativos radica en el análisis de cada proceso, actividad, función, tarea, etc. Ya que este permitirá una elaboración precisa de cada manual, logrando con ello que el usuario encuentre una solución a sus problemas sin necesidad de consultar a los niveles superiores.